Составление графика отпусков - ответственный момент в жизни любой компании. Благодаря четко и своевременно составленному графику удается обеспечить непрерывность работы фирмы, избежать срывов и авралов. График отпусков составляется в конце календарного года, с ним знакомят под роспись всех сотрудников. Отсутствие этого документа является административным правонарушением.
График отпусков необходимо составлять, опираясь в первую очередь на Трудовой Кодекс и особенности производственного процесса. Нужно учесть и пожелания сотрудников. В первую очередь это касается работников, имеющих льготы - супругов военнослужащих,
беременных женщин, мужей, жены которых находятся в отпуске по уходу за ребенком и представителей некоторых других категорий. Опросить необходимо и других сотрудников.
В небольшом трудовом коллективе можно составить общий график. Если же на предприятии несколько подразделений, к тому же выполняющих разные функции, то удобнее составлять такие графики в каждом отделе или управлении. Созданием проекта графика занимаются руководители подразделений, поскольку именно они дожны обеспечивать непрерывность производственного процесса. В проекте приблизительно указывается время отпуска каждого сотрудника.
Подумайте о том, как обеспечить непрерывность производственного процесса. Необходимо равномерно распределить отпуска, чтобы была возможность передать функции отдыхающего сотрудника кому-то другому. Удобнее составлять предварительные графики по небольшим группам, а не только по крупным подразделениям. Позаботьтесь о том, чтобы на время отдыха одного из работников в группе оставалось несколько других. Руководитель и заместитель не дожны брать отпуск в одно и то же время. После того, как вы учтете все эти моменты, сведите групповые графики в один документ.
Могут быть и другие тонкости. Например, работник совмещает две разные должности. В этом случае нужно позаботиться, чтобы на предприятии в это время оставались люди, способные выполнить и те, и другие функции. При этом не стоит рассчитывать на сотрудников, имеющих право уйти в отпуск вне графика. Как раз наоборот, необходимо рассчитать отпуска остальных так, чтобы они в любой момент могли заменить льготника.
Передайте проект графика отпусков в отдел кадров. Его сотрудники должны скорректировать документ, поскольку именно у них находятся все данные о льготных категориях, об отпускном стаже, отпусках за свой счет и т.д. Все это может повлиять как на время очередного отпуска, так и на его продолжительность. Например, если работник брал отпуск за свой счет больше, чем на две недели, конец рабочего года для него сдвигается на количество дней, превышающее 14. Если стаж в течение года не прерывался, то работник имеет право отдохнуть не меньше 28 дней. При наличии перерывов отпуск пропорционально уменьшается.
После корректировки обсудите проект с сотрудниками и вышестоящим руководством. Возможно, потребуется внести еще какие-то изменения. Затем перенесите все данные в стандартную форму Т-7. Она утверждена 5 января 2004 года. Сотрудники отдела кадров заполняют первые шесть граф. Остальные данные вносятся в течение года. Данные в графу 7 вносятся после того, как работник возвращается, а в 8 и 9 - только в том случае, если отпуск переносился. Внести необходимо все отпуска, которые работник имеет право, в том числе учебные, дополнительные и т.д.
Документ должен подписать начальник отдела кадров. Затем график отправляется на утверждение руководителю предприятия или другому уполномоченному лицу. В компании, где есть профсоюзная организация, график отпусков согласовывается с ее председателем. В шаблоне формы соответствующая графа предусмотрена. Однако профкомы есть далеко не везде. Если его нет, то в данной графе указывается на его отсутствие.
Утвержденный график доведите до сведения всех сотрудников. Лучше всего ознакомить с ним под расписку. В стандартной форме соответствующей графы нет, однако подобные дополнения допускаются. Можно добавить графу «С графиком отпусков ознакомлен».
Иногда в график отпусков приходится вносить корректировки. Например, если сотрудник устроился на работу уже после утверждения графика. Могут быть и другие ситуации - кому-то пришлось продлить отпуск, кого-то отзывают в связи с производственной необходимостью. Трудовым Кодексом этот момент не регламентирован, однако на больших предприятиях удобнее вносить такие изменения.