В этой статье рассматриваются различные системы управления базами данных (СУБД), как средства локализации и организации информации. Некоторые категории являют собой электронные таблицы или списки в текстовых процессорах. По мере накопления информации такие перечни расширяются, и в результате могут содержать излишние или противоречивые сведения. В формате списка понять такие данные труднее, а возможности извлечения для просмотра или поиска ограничены.
Информационные базы, как хранилище объектов, создаются для упрощения обработки занесенных сведений. В них могут содержаться несколько таблиц. Системы управления базами данных Access дают возможность сохранять всею информацию в одном файле. Это могут быть макросы, модули, формулы или какие-нибудь отчеты.
Возможности Access
В этой программе пользователи могут добавлять новую информацию, корректировать существующую или удалять ее. Каждому доступны разные способы организации и просмотра данных. Современные возможности позволяют пользоваться внесенными сведениями посредством E-mail-сообщений, отчетов, Интернета или внутренней сети.
Структуры простейших БД
Если в базе отсутствует информация, ее называют пустой. Она является полноценной БД потому, что содержит сведения о своей структуре. Это определяет способы занесения данных, а также их изменения в базе.
Структура двумерных таблиц, например, образована набором полей. Методом внесения строк и столбцов может создаваться уже другая база данных. Таким образом, изменяется сама структура.
Программные системы управления базами данных, а точнее их поля, могут определять групповые характеристики информации, вносимой в ячейки, относящиеся к каждому из полей. Их свойства могут различаться следующим образом: имя, размер, тип и формат поля, подпись, маска ввода, значение по умолчанию, пустая строка и многое другое. Типы данных делятся на числовой, денежный, счетчик, текстовый, дата/время, логический, место для подставок, гиперссылка и т. д.
Модули
Использование системы управления базами данных облегчается при помощи макросов. Это объекты, которые применяются для добавления дополнительных функциональных возможностей. Макросом можно назначать некоторые команды, которые будут активироваться при нажатии на созданную кнопку. По сути, это последовательность действий, необходимая для выполнения той или иной задачи. При помощи макросов всегда есть возможность автоматизировать множество различных функций, которые нужно выполнять вручную.
Отчеты
Отчеты системы управления базами данных необходимы для сбора и предоставления сведений, находящихся в таблицах. Чаще всего эта функция дает возможность получить ответ на какой-нибудь обобщенный вопрос, например, какая сумма была получена от всех клиентов в этом году, купивших какой-то конкретный товар или совершивших покупку в конкретном месте. Все отчеты можно форматировать несколькими способами для возможности предоставления в самом удобном виде.
Эта функция может запускаться в любое время. Каждый раз будут отображаться нужные сведения. Чаще всего отчеты форматируются специально для печати, но могут быть обработаны и для удобства при экранном просмотре.
Модули
Модули также можно использовать для расширения функциональных возможностей. Эти функции представляют собой наборы описаний процедур и операторов, хранящихся в одном и том же программном блоке. Для системы управления базами данных примеры модулей - это стандартные процедуры обобщенного значения. Они не имеют связи с теми или иными объектами. Стандартные модули перечисляются в соответствующей группе в области переходов. Эти функции пишутся на языках программирования для приложений VBA.
Запросы
Это основной рабочий инструмент для каждой системы управления базами данных. С помощью запросов выполняются многочисленные функции. Наиболее распространенной является возможность извлечения конкретных сведений из таблиц. Запросы дают возможность предоставить нужные данные в отдельной структурированной форме, чтобы не просматривать все, включая ненужные сведения. Это своеобразный фильтр для каждой базы данных.
Запросы работают по принципу выборки и изменения. В последних предусматривается возможность редактирования предоставленной информации. При внесении изменений нужно понимать, что они будут сохранены в основной базе данных. Запрос на выборку дает возможность обычного просмотра или копирования информации.
Формы
Для каждой системы управления базами данных формы являются одним из главных вариантов интерфейса. Они используются для работы с информацией и содержат команды для выполнения конкретных действий. Каждой кнопке может быть присвоена какая-то функция программным путем. Примером такой формы может послужить ссылка на информацию о конкретном клиенте. Эту функцию можно продолжать дальше. В ячейке покупателя может быть создана форма для составления заказа.
Такие функции дают возможность обуславливать работу других пользователей с данными, хранящимися в базе. Например, легко ограничить количество видимых полей и доступных операций. Формы дают возможность защищать данные и обеспечивать правильность ввода.
Таблицы
Информация размещается в столбцах и строках. Электронные таблицы можно легко импортировать в системы управления базами данных. Чтобы избегать избыточности информации, нужно правильно ее распределять. В одной таблице, например, необходимо размещать данные обо всех сотрудниках, в другой - о продукции, филиалах и так далее. Это называется нормализацией таблицы.
Каждая строка являет собой запись - ячейку для хранения элемента информации. Столбцы соответствуют полям таблицы. Они определяются в качестве конкретной разновидности информации, относящейся к конкретной записи.
Заключение
Понятие системы управления базами данных описано в этой статье. Соответствующее программное обеспечение дает возможность хранения, удобного просмотра, копирования, редактирования или передачи информации. Наиболее известной и функциональной программой, предназначенной для такой обработки сведений, является Microsoft Access. Каждая база данных может изменяться и настраиваться. Таким образом, обеспечивается удобство при использовании. Главными составляющими компонентами базы данных являются таблицы, отчеты, формы, модули, макросы и запросы.
Внимание, только СЕГОДНЯ!