Каждая организация, которая является плательщиком НДС, должна вести учет всех расходов. Для этого существуют специальные формы, например, книга покупок. В этом журнале регистрируются полученные счет-фактуры. По окончании периода книга сшивается.
В первую очередь вы должны
приобрести бланк журнала регистрации полученных счет-фактур, который утвержден Правительством РФ. Данная форма имеет такие графы, как дата и номер счет-фактуры, дата оплаты, ИНН и КПП продавца, сумма покупки и сумма НДС. Здесь же укажите и свои реквизиты (наименование юридического лица, ИНН).
Разложите все полученные счет-фактуры в хронологическом порядке, то есть от первого числа месяца к последнему. Занесите всю информацию в книгу покупок. Будьте внимательными, ведь если вы допустите ошибку, налоговые инспектора при проверке будут вынуждены «выкинуть» сумму НДС из расчета.
После этого сложите документы по порядку, пронумеруйте каждую страницу. Это необходимо для того, чтобы ни у кого не возникло желание заменить или вырвать счет-фактуру.
По окончании отчетного периода прошейте книгу. Не допускается скрепление листов при помощи степлера. Поэтому скрепите их посредством нитки и иголки. Оставьте хвостик от нитки и приклейте его при помощи небольшого отрезка бумаги к самой последней страницы журнала. Здесь же напишите, сколько страниц прошито, скрепите информацию синим оттиском печати организации и подписью руководителя.
Помните, что книгу покупок нужно сшивать не позднее 20 числа того месяца, который следует за отчетным периодом. Храните налоговые документы в течение пяти лет со дня внесения последнего документа. Если в отношении вашей компании назначена камеральная или выездная проверка, ни в коем случае не отдавайте оригиналы книги покупок.
Если вы хотите внести изменения в книгу покупок, должны сделать это в текущий отчетный период, то есть если вы вносите корректировку после того, как журнал прошит, действие будет неправомерным.
Не забудьте оформить и титульный лист. Здесь укажите, за какой период составлена книга покупок, впишите наименование вашей организации.