Основная задача любой научной конференции - обмен идеями. Попутно решаются и другие задачи. Это может быть поиск партнеров, поиск сотрудников, работающих по определенной проблематике и многое другое. Организационная работа строится с учетом этих моментов.
Сформулируйте проблему, которая будет обсуждаться на конференции. Эта формулировка вполне может стать и названием всего мероприятия. Тема должна охватывать достаточно широкий круг вопросов, но в то же время не быть слишком общей. Например, название "Ядерная энергетика" не слишком подходит, даже если будут действительно обсуждаться вопросы, касающиеся этой отрасли. А вот "Использование реакторов нового типа" или "Атомные станции и экология" подойдут вполне.
Создайте оргкомитет и распределите функции между его членами. Очень полезно составить примерный список того, что предстоит сделать, и определить ответственных. Председатель координирует работу. На этом же этапе необходимо согласовать, на каких условиях работает сам комитет и те сотрудники, которые будут заняты на конференции, будут ли они получать оплату или вы привлечете волонтеров.
Очень важный момент - финансирование. Привлечь можно бюджетные и спонсорские средства, гранты. Возможны смешанные варианты, в том числе и использование средств самих участников.
Решите, кого вы пригласите на научную конференцию. Сформулируйте требования к докладам и тезисам. Уточните срок, до которого их необходимо представить. Определите примерное количество докладчиков и слушателей.
Разработайте план научной конференции. Как правило, это одно-два пленарных заседания в начале и в конце, занятия по секциям. Могут быть и другие варианты. Очень важно, чтобы участники имели возможность обменяться мнениями. Арендуйте зал нужной вместимости.
Узнайте, каким оборудованием располагает зал и какое потребуется докупить. Современная научная конференция невозможна без технических средств. Скорее всего, вам потребуются дополнительное мультимедийное оборудование, которое можно разместить не только в зале, но и в тех помещениях, где будут проходить пленарные заседания.
Определитесь с программой. В ней должно быть четко указано время, когда начинается каждый доклад. Работа самой конференции может строиться по-разному, но участники должны четко знать, во сколько докладчик начнет рассказывать о том, что им интересно. Между докладами могут быть промежутки, у слушателей должна быть возможность свободно перемещаться из одной секции в другую и обмениваться впечатлениями.
Закажите в типографии брошюры с тезисами докладов и программу. В организации, которая занимается малой полиграфией, закажите бейджики. На бейдже должны быть фамилия и инициалы участника, название организации, которую он представляет. В некоторых случаях уместно поместить там и название конференции.
Закажите сувенирную продукцию. Это может быть, например, папка с программой конференции, тезисами докладов и каким-то сувенирным изданием. К ней можно приложить блокнот и ручку с соответствующим логотипом. Возможны и другие наборы сувениров, в зависимости от направленности научной конференции и финансовых возможностей организаторов. Но в любом случае то, что вы будете вручать участникам и гостям в качестве сувениров, должно соответствовать тематике.
Если конференция многодневная, не забудьте о размещении участников. Номера лучше забронировать заранее. Решите, на каких условиях вы их будете снимать. Возможна оплата как из средств оргкомитета, так и самими участниками. Это должно быть оговорено в приглашении.
Позаботьтесь о том, где будут питаться участники и на каких условиях. Помимо столовой, где ваши гости будут завтракать, обедать и ужинать, необходимо предусмотреть перерывы и между докладами, организовав кофе-брейк.
Очень хорошо, если есть возможность снять для конференции всю гостиницу или комфортабельную базу отдыха. В этом случае вы сразу арендуете номера, конференц-зал и некоторое количество помещений, где можно организовать работу секций, а также ресторан или кафе.