Продуктивное функционирование организации невозможно без повышения эффективности трудовых ресурсов отдельного сотрудника или отдела. Улучшение достигается при помощи анализа, который позволяет выполнить фотография рабочего дня. В ней отражаются абсолютно все выполняемые сотрудниками операции. Результат анализируют, после чего определяют, эффективно ли используются ресурсы времени.
Особенности, виды и цель фотографирования
Наблюдение за осуществлением обычной трудовой деятельности в организации, продолжительность которого составляет полную смену, называется "фотография рабочего дня". Процедура направлена на выявление затрат времени на каждую операцию, анализ их, определение причин невыполнения задания, оптимизацию трудового процесса. Она может разделяться на несколько видов: индивидуальная (контролируют одного работника), групповая (надзор за несколькими сотрудниками, расположенными рядом друг с другом), бригадная, самофотография (специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности).
Как проводится фотография рабочего дня
Исследование состоит из трех этапов: подготовительный, наблюдение и анализ. На первом шаге сообщают сотрудникам о намерениях, определяют цель надзора, знакомятся с особенностями трудовых операций и местом работы. Начало фотографирования должно быть утверждено приказом, после чего персонал приступает к своим обычным обязанностям. На втором этапе все выполняемые действия, время их начала, а также продолжительность фиксируются в листе наблюдений. На третьей ступени обрабатывается полученная информация, выполняются требуемые расчеты.
Фотография рабочего дня секретаря
Рассмотрим пример фотографирования одного трудового дня секретаря Бирюковой Л.И., работающей в частной организации с 11.00-18.00, обед с 13.00-14.00. Период исследования: 17.09.2013, наблюдение началось в 11 ч. 00 мин., закончилось в 18 ч. 00 мин. Рабочие условия нормальные, место - офис. Служебные обязанности: документация, прием посетителей и взаимодействие с техникой. Стаж работы: 1 год.
Лист наблюдения
№п/п | Деятельность в период рабочего времени | Настоящее время (чч:мин) | Длительность (мин) |
1 | Приход на работу | 11:10 | 5 | НТД |
2 | Подготовка документации | 11:15 | 5 | ПЗ |
3 | Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием | 11:20 | 5 | ОП |
4 | Собеседования по телефону | 11:25 | 10 | ОП |
5 | Выполнение распоряжения руководителя | 11:35 | 40 | ОП |
6 | Работа с документами | 12:15 | 45 | ОП |
7 | Обед | 13:00 | 60 | ОЛН |
8 | Работа с посетителями | 14:00 | 70 | ОП |
9 | Поиск сведений, потребовавшихся начальнику | 15:10 | 15 | ОП |
10 | Выход по личным надобностям | 15:25 | 5 | ОЛН |
11 | Переговоры по телефону | 15:30 | 20 | ОП |
12 | Беседа на личную тему с коллегой | 15:50 | 25 | НТД |
13 | Работа за компьютером | 16:15 | 90 | ОП |
14 | Планирование деятельности на завтра | 17:45 | 10 | ПЗ |
15 | Завершение работы, отключение техники, порядок на рабочем месте. | 17:55 | 5 | ПЗ |
16 | Уход с рабочего места | 18:00 | 5 | ПЗ |
Баланс затрат времени на работу секретаря
Сделанная фотография рабочего дня предоставляет данные, на основании которых составляется баланс рабочего времени.
№ п/п | Деятельность в период рабочего времени | Общее время, мин |
1 | Организация рабочего места и заключительные работы | ПЗ | 20 |
2 | Оперативное время | ОП | 295 |
3 | Затраты на отдых и личные надобности | ОЛН | 65 |
4 | Нарушение порядка труда | НТД | 30 |
Результаты
Полученная фотография рабочего дня содержит данные, по которым создается баланс продолжительности трудовой деятельности. После этого определяется коэффициент эффективного использования временных ресурсов, равный отношению суммы длительности работ к продолжительности смены. Чем ближе этот показатель к 100%, тем продуктивнее работа персонала. В нашем примере Кисп=(20+295+65)/420=90,4%. По такому же принципу выполняется фотография рабочего дня менеджера, программиста, бухгалтера или любого другого интересующего специалиста.
Внимание, только СЕГОДНЯ!