Ежедневно в мире от-правляется 183 милли-арда электронных пи-сем. Мы расскажем, как сделать так, чтобы ваше письмо не зате-рялось в общей массе. И чтобы получатель не только не отправил его в корзину, но и положительно на него ответил. Правила составления делового письма будет полезно освоить каждому. Без исключения.
КАК ДОЛЖНО НАЧИНАТЬСЯ ПИСЬМО?
Начинать нужно традиционно: «Ува-жаемый Иван Сергеевич, здрав-ствуйте!» Был случай, когда одна крупная компания в своей корреспон-денции сменила классическое обраще-ние «Уважаемый» на «Дорогой». И хотя, казалось бы, эмоционально обращение стало теплее, партнеров это насторожи-ло. Ни в коем случае не используйте в качестве при-ветствия фразу «Доброго времени су-ток» - во-первых, в жизни так никто не говорит, а во-вторых, может сложиться впечатление, что вам безразлично, когда письмо будет получено.
МОЖНО ЛИ ИСПОЛЬЗОВАТЬ В ПИСЬМАХ СМАЙЛИКИ?
Если письмо адресовано незнакомому человеку и носит деловой характер, смай-лики могут создать у адресата ощущение фамильярности. В неофициальных письмах, адресованных коллегам, смайлики не запрещены. Однако если в письме есть информация, которая однажды может понадобиться гендиректору вашей компа-нии, подумайте, хотите ли вы, чтобы улыбающиеся скобки попались ему на глаза?
КАК НЕ ПОЗВОЛИТЬ НЕГАТИВНЫМ ЭМОЦИЯМ ПОВЛИЯТЬ НА ТОН ПИСЬМА?
Когда вы чем-то недовольны, но не хотите разрывать отношения с виновником появления негативных эмоций, а собираетесь вести с ним кон-структивный диалог, не отправляйте письмо сразу. Дайте прочитать текст не вовлеченному в конфликт коллеге или отправьте его позже, когда сможете со-ставить нейтральное по тону письмо.
В КАКИХ СЛУЧАЯХ НЕОБХОДИМО УКАЗЫВАТЬ ТЕМУ ПИСЬМА?
Письмо всегда должно иметь тему. Это придает сообщению статус и зачастую спасает от попадания в спам. Тема должна коротко и емко указывать именно на вас или на предмет вашего с адресатом сотрудничества. К примеру, если вы познакомились с клиентом на конференции, форуме или выставке, логично предположить, что в его ящике будет много писем с темой «предложение» или «сотрудничество». Поэтому напомните ему лучше свою фамилию или название компании. А если вы давно знакомы, то в теме письма укажите предмет совместной работы или повод переписки: «вопрос о...», «комментарий по поводу...»
СТОИТ ЛИ ПЕРЕХОДИТЬ С ОФИЦИАЛЬ-НОГО ЯЗЫКА НА НЕОФИЦИАЛЬНЫЙ?
Если вам пришло письмо, написан-ное строгим деловым тоном, то и от-вечать на него нужно так же. Пренебрегать данным правилом составления делового письма не следует.
Как показы-вает опыт, переход с формального языка на неформальный в деловой переписке чаще приводит к неэффективному взаи-модействию. Вам будет сложно обсуж-дать деловые вопросы и призывать парт-неров к выполнению обязательств, если ваше общение с ними стало походить на дружеское. Официальный язык помогает держать дистанцию и эффективно ре-шать проблемы. Формальный стиль помога-ет быть корректным в первую очередь в своих собственных высказываниях, что приводит к лучшим результатам.
ЕСТЬ ЛИ СПОСОБ ПОДТОЛКНУТЬ АДРЕСАТА БЫСТРЕЕ ПРИСЛАТЬ ОТВЕТ?
Вместо того чтобы писать в теме «срочно» или «незамедлительно», лучше ука-жите в тексте письма точные сроки, в которые вы бы хотели получить ответ. Например: «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно прошу Вас сообщить о своем решении не позднее такой-то даты. Не стоит пытаться ускорить процесс, подсказывая адресату ожидаем вами ответ: «Надеюсь на ваше согласие» или «Прошу ответить утвердительно». Дайте человеку возможность подумать самому.
В КАКИХ СЛУЧАЯХ СТОИТ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЗНАЧОК «ВАЖНО»?
Этим инструментом стоит пользоваться только тогда, когда дело, изложенное в письме, действительно неотложно и важно не только для вас, но и для вашего адресата. Вам кажется, что все дела такие? Отмечать все свои интернет-письма красным-флажками и восклицательными знаками - неправильно. Вспомните сказку про петуха и волка: когда вам на самом деле понадобится, чтобы письмо было прочитано немедленно, его проигнорируют.
КАК ПРАВИЛЬНО ПИСАТЬ ПИСЬМА В КОТОРЫХ СОДЕРЖИТСЯ ОТКАЗ?
Если вы вынуждены в чем-то отка-зать, не начинайте послание с констатации отказа. Кратко изложите причины вашего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса вполне можно вернуться. Поблагодарите за проявленный к вам интерес, выразите сожаление о таком исходе дела и закончите письмо на позитивной ноте, например, «желаю успехов».
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ПИСЬМО ПОЛУЧАЕТСЯ СЛИШКОМ ДЛИННЫМ?
Структурируйте текст, разбейте его на главки, пункты, абзацы - иначе длинное послание сложно воспринимать. Если информация дана одним сплошным куском, то уже на второй строке человек начинает терять к ней интерес. Идеальная формула составления больших интернет-писем выглядит так: одна мысль - один абзац. Также важно избегать сложных предложений и размытых фраз. Чтобы быстро ответить на ваше письмо, человек должен иметь возможность с первого же раза понять, чего от него, собственно, хотят.
КАК ЛУЧШЕ ПОДПИСЫВАТЬСЯ?
Отвечая на письмо, достаточно указать в конце свои имя и фамилию. Если же вы инициируете переписку, то помимо этого укажите свои должность и контактный телефон. Использовав в начале письма обращение «Уважаемый...», не завершайте его фразой «С уважением». Напишите: «С наилучшими пожеланиями» или «Искренне Ваш». Заведите в почтовой программе несколько типов подписи и используйте их в зависимости от ситуации.
НА ДЕРЕВНЮ ДЕДУШКЕ.
• Согласно данным исследовательской ком-пании Radicati Group, ежедневно в мире от-правляется 183 млрд. интернет-писем, то есть более 2 млн. писем в секунду.
• «Лаборатория Касперского», известный производитель систем защиты от спама, под-считала, что 80% всех отправляемых за день писем - спам.
• По данным агентства Gallup Media, из 70 мил-лионов зарегистриро-ванных пользователей почтовой системы mail.ru, почти 8 мил-лионов проверяют свой почтовый ящик ежедневно.
• Больше всего спама рассылается из США, России и Польши.
• Самые частые темы несанкционированной рекламы, которая рас-сылается по мейлу, - медицинские препара-ты и знакомства.
Внимание, только СЕГОДНЯ!