Этикет является важной составляющей любых деловых отношений. В особенности тщательно он должен соблюдаться в переписке. Ведь от того, насколько она будет правильно оформлена, зависит имидж компании в глазах партнеров.
Ведение
деловой переписки – это настоящее искусство и очень часто нелегкий труд. Она влияет не только на оборот фирмы или предприятия, но и способствует улучшению партнерских отношений и связи с потребителями.
Одной из основных особенностей делового стиля является точность изложения, которая подразумевает однозначное понимание содержания переписки. Однако есть к нему и другие требования. К основным из них можно отнести: нейтральный тон изложения текста, его лаконичность и использование профессиональных терминов.
Нейтральность тона изложения проявляется в деловой переписке под видом максимальной строгости и сдержанности текста. Для ее достижения необходимо исключить употребление разговорной лексики, образных слов и слов, значение которых передается в переносном смысле. Также из деловых писем необходимо исключать все слова, которые придают тексту эмоциональную окраску – междометия, уменьшительно-ласкательные суффиксы и преувеличения.
Начинать деловые письма стоит с обращений, основной функцией которых является привлечение внимания адресата. Однако помимо этого обращение помогает «задать» переписке нужный тон. По этой причине особое внимание необходимо уделять и знаку препинания, который стоит после обращения. Если письмо носит неформальный характер, то после него можно ставить запятую, в то время как восклицательный знак подчеркнет официальный стиль и значимость письма. Не стоит забывать и то, что обращение необходимо выравнивать по центру.
При написании основного текста письма необходимо детально продумать основную цель его составления, что адресат знает о предмете, который обсуждается в письме и какую информацию из этого письма он должен почерпнуть. Содержание письма при этом должно быть убедительным и в нем должны содержаться точные даты, факты, и выводы.
Заканчивать письмо необходимо выражением ожидания, например, что тот, кому адресовано письмо выполнит просьбу, гарантию, ответит на приглашение. После чего стоит написать «формулу вежливости», которую располагать необходимо перед подписью.